Untuk mengundang pembicara, biasanya panitia atau pihak yang mengundang perlu menyiapkan TOR. Ini bukanlah sang dewa petir ataupun bukan browser untuk menelusuri deep web, haha. Dokumen yang punya kepanjangan Term of Reference ini dibutuhkan untuk memberikan gambaran lebih detil tentang apa aja yang perlu dipersiapkan dan disampaikan ketika sesi pemaparan.
Beberapa kali ketika saya diminta untuk berbicara tentang topik tertentu, di benak saya muncul pertanyaan-pertanyaan tentang siapa audiensnya, berapa jumlahnya, poin-poin apa saja yang perlu dijabarkan. Sebagian panitia ada yang menyiapkan TOR dengan rapi, yang membuat saya lebih jelas dalam mempersiapkan materi. Namun, ada sebagian lainnya yang tidak memberikan informasi yang lengkap dan menjadikan saya bingung.
Berangkat dari keresahan tersebut, jika mengundang orang lain untuk berbicara saya akan memposisikan diri sebagai pihak tersebut, kemudian memberikan informasi yang sekiranya dibutuhkan untuk mempersiapkan materi dengan baik.
Konten yang dibutuhkan antara lain:
- Latar belakang adanya acara
atau sesi tersebut,
- Tujuan,
- Konten materi,
- Durasi penyampaian,
- Waktu dan tempat pelaksanaan,
- Profil peserta, dan
- Kontak panitia yang bisa
dihubungi.
Bisa juga ditambahkan ekspektasi apakah pembicara perlu menyiapkan slide atau cukup berbicara saja, serta fasilitas dan peralatan pendukung yang disediakan panitia.
Tautan Google Docs di bawah adalah contoh TOR yang dapat dijadikan acuan untuk mengundang kuliah tamu atau pembicara seminar. Jika dibutuhkan, dapat dilakukan penyesuaian sesuai kondisi.
Semangatnya adalah memberikan bekal informasi yang penting agar pembicara dapat mempersiapkan diri dan materi sebaik mungkin sehingga peserta dapat memperoleh pengalaman belajar yang maksimal.
Komentar
Posting Komentar